Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành thì văn phòng đại diện là một hình thức đơn vị phụ thuộc của một công ty đã được thành lập từ trước. Tuy văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh nhưng phần lớn các doanh nghiệp khi muốn thăm dò thị trường hay quảng bá thương hiệu, mở rộng kinh doanh thường lựa chọn thành lập văn phòng đại diện. Vậy khi mở văn phòng đại diện thì có cần phải đăng ký không? Đó là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp, bài viết sau HM LAW sẽ giúp quý khách hàng làm rõ nội dung này.
1. Căn cứ pháp lý
– Luật Doanh nghiệp năm 2020;
– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;
– Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 03 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
2. Văn phòng đại diện là gì?
Từ quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có thể hiểu văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Với tư cách là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thành lập văn phòng đại diện cũng cần những điều kiện đặc thù nhất định. Dựa trên các quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, thì khi mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cần đảm bảo các thông tin sau:
Về tư cách hoạt động của văn phòng đại diện, cụ thể trước khi thành lập văn phòng đại diện thì cần phải đăng ký thành lập doanh nghiêp. Sau khi doanh nghiệp đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì mới có thể thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Về tên văn phòng đại diện, theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện của phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.
Về địa chỉ của văn phòng đại diện, doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Về người đứng đầu văn phòng đại diện, có thể là người có quốc tịch Việt Nam hoặc có quốc tịch nước ngoài có ký kết hợp đồng lao động với văn phòng đại diện công ty; và chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền hoặc trong những trường hợp thực hiện quá phạm vi ủy quyền.
4. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020 và hướng dẫn tại Điều 31 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện thì hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
– Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền nộp hồ sơ, trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty không phải là người trực tiếp nộp hồ sơ.
5. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện những trình tự, thủ tục theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị những điều kiện như đã tư vấn ở trên, soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đầy đủ và đúng quy định;
Bước 2: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Hoặc doanh nghiệp có thể nộp qua trang Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đã hợp lệ thì doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
Lưu ý: – Trường hợp nộp hồ sơ online, khi kiểm tra hồ sơ online đã đủ điều kiện thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hồ sơ bản cứng.
– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
– Việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;
Bước 5: Tiến hành nộp hồ sơ thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện với cơ quan quản lý Thuế.
6. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại HM Law
– Tiếp nhận thông tin từ khách hàng.
– Tư vấn cho khách hàng về quy định của pháp luật liên quan đến mở văn phòng đại diện.
– Kiểm tra thông tin giấy tờ pháp lý, hồ sơ khách quan;
– Soạn thảo hồ sơ và trình khách ký;
– Đại diện khách hàng làm việc, theo dõi, giải đáp và nhận kết quả từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ HM LAW
Văn phòng: Tòa HPC Landmark 105 Tố Hữu, Phường La Khê, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội.
Hotline : 0987531612
Email : tuvanhmlaw@gmail.com
Tags: doanh nghiệp, thành lập văn phòng đại diện, văn phòng đại diện